Nápověda

DobrovolníkID je systém pro registraci a koordinaci dobrovolníků na sportovních a kulturních akcích, který provozuje RAUL s.r.o. Jeden účet ti umožní přihlašovat se na různé akce — od Jizerské 50, přes Béhej lesy až po další pořádané akce.

Role v systému

• Dobrovolník

  Standardní role každého registrovaného uživatele. Hlásí se na pozice, podepisuje smlouvu, dostává slevové kódy a dary za účast.

• Vedoucí úseku

  Spravuje konkrétní úsek (např. Bezpečnost, Občerstvení). Vidí kontakty svého týmu, zaznamenává docházku, schvaluje přihlášky.

• Koordinátor

  Spravuje celou akci. Vytváří úseky a pozice, schvaluje dobrovolníky, posílá zprávy, generuje slevové kódy, nastavuje ubytování.

• Administrátor

  Plný přístup ke všemu. Spravuje uživatele, kategorie, dary, archiv, reporty, smlouvy, nastavení, audit log.

Tvůj prostor

• Můj kalendář

  Přehled všech tvých přihlášek (čeká, schváleno, zamítnuto). Vidíš termíny, časy, pozici i akci. iCal export pro Google Calendar / Outlook.

• Můj profil

  Změna osobních údajů, hesla, profilové fotky. Historie účastí v minulých akcích. Stav podepsaných smluv.

• Notifikace

  Nové akce odpovídající tvému profilu, schválení/zamítnutí přihlášky, čekající podpis smlouvy, pozvánky k ubytování, narozeninová přání.

• Zprávy

  Soukromá komunikace s koordinátorem akce nebo vedoucím úseku — k pozici, na kterou ses přihlásil.

• Slevové kódy

  Některé akce odměňují dobrovolníky slevovým kódem (např. registrace na následující ročník zdarma). Najdeš ho v notifikaci a profilu.

• Dary za zkušenost

  Za pravidelnou účast získáváš body, které jdou vyměnit za dárky z katalogu (trička, čepice, …) podle nastavení akce.

Roli Vedoucí úseku ti přiřadí koordinátor v rámci konkrétního úseku v jedné akci. Mimo svůj úsek se chováš jako běžný dobrovolník.

Co můžeš ve svém úseku

• Schvalovat přihlášky

  V detailu akce → záložka Výběr dobrovolníků vidíš čekající přihlášky pro pozice tvého úseku. Schválit / zamítnout / přesunout na jinou pozici.

• Vidět kontakty týmu

  V záložce Oblasti a popis pozic vidíš e-maily a telefony schválených dobrovolníků na pozicích tvého úseku.

• Posílat zprávy

  Můžeš poslat hromadnou zprávu všem dobrovolníkům na svém úseku (nebo jen na konkrétní pozici).

• Úkolník

  Vidíš úkoly přiřazené tvému úseku, můžeš je zaškrtávat jako splněné. Komentáře, přílohy.

• Docházka

  V den akce zaznamenáváš příchody/odchody dobrovolníků na svém úseku — slouží pro výpočet odměn a dalších benefitů.

Koordinátor je „šéf" konkrétní akce. Spravuje vše od založení úseků až po docházku v den akce.

Životní cyklus akce

1. Vytvořit akci — Správa událostí → Nová akce. Název, datum od/do, místo, kraj, kategorie, plakát, popis.
2. Definovat úseky a pozice — Záložka Oblasti a popis pozic. Úsek (např. Bezpečnost) → pozice (Kontrola vstupu) s počtem potřebných lidí, časem od/do, popisem.
3. Přiřadit vedoucí úseků — Pro každý úsek vyber jednoho nebo více vedoucích z existujících uživatelů.
4. Nahrát dokumenty — Záložka Dokumenty. Bezpečnostní pokyny, mapky, smluvní dodatky. Můžeš nastavit ACL: viditelné jen koordinátorům, vedoucím, konkrétním osobám nebo všem.
5. Otevřít registraci — Akce je publikovaná automaticky po vytvoření. Dobrovolníci se začnou hlásit.
6. Schvalovat přihlášky — Záložka Výběr dobrovolníků. Hromadné schvalování / zamítání, přesouvání na jinou pozici, manuální přidání. Detekce kolizí (časový překryv) ti brání schválit někoho na 2 místa zároveň.
7. Posílat zprávy — Hromadná komunikace všem dobrovolníkům akce nebo jen konkrétnímu úseku/pozici.
8. Den akce — Záložka Docházka: check-in/check-out dobrovolníků. Obsazenost kalendář ukáže timeline, kdo kde má být.
9. Po akci — Slevové kódy (Slevové kódy / Akce), dary za docházku, archivace minulé akce do Archivu.

Užitečné funkce

• Detekce kolizí

  Když schvaluješ dobrovolníka na pozici, kde by se časově překrýval s jeho jinou schválenou přihláškou, systém tě upozorní. Lze povolit přesto (multitasking).

• Slevové kódy

  Hromadné generování kódů pro dobrovolníky podle vzoru (např. AKCE-XXXXXX) + e-mailová distribuce. Per-uživatelské i bulk.

• Ubytování

  Eviduj žádosti o ubytko, distribuuj informace e-mailem. Dobrovolník zaškrtne při přihlášce, koordinátor potvrzuje.

• Obsazenost

  Per-day stripe + Gantt-like timeline. Vidíš který den/hodinu je úsek poddimenzovaný, kde je plno.

Administrátor má plný přístup ke všemu. Tato role je vyhrazena pro provozovatele systému.

• Uživatelé

  Seznam všech registrovaných. Změna role, suspendace, reset hesla, soft-delete (lze obnovit). Detail s historií účastí.

• Kategorie

  Druhy akcí (Sport, Kultura, Charita, …). Akce mohou mít více kategorií.

• Katalog darů

  Definice dárků (název, popis, body). Přiřazení dárků konkrétním dobrovolníkům za účast.

• Archiv akcí

  Migrované údaje z legacy systému. Lze přidávat účastníky pro retroaktivní výpočet zkušeností.

• Seznam smluv

  Všechny podepsané smlouvy s PDF náhledem. Zákon o el. podpisu — uchovávané hash + timestamp.

• Reporty

  Statistiky využití systému, dobrovolníci podle akcí, tabulky pro export do Excelu.

• Nastavení

  E-mailové šablony (registrace, schválení, zamítnutí, narozeniny, vánoční přání), šablona smlouvy (PDF), globální parametry.

• Audit log

  Záznam všech state-changing operací (kdo/kdy/co). GDPR — IP adresy hashované.

• Hesla

  Hashovaná argon2id (OWASP doporučený standard). Nikdy se neukládají v plaintextu.

• Dvoufaktorové ověření

  Volitelné TOTP přes autentikační aplikaci. Aktivace v profilu.

• GDPR

  Nařízení EU 2016/679 + zákon č. 110/2019 Sb. IP adresy v audit logu jsou hashované, právo na výmaz (soft-delete s následným vyčištěním).

• Brute-force ochrana

  Po několika neúspěšných pokusech o přihlášení se účet dočasně zablokuje (15 min). Zabezpečí to před hádáním hesel.